Adiós a la gestión manual de pedidos, albaranes y facturas
Sustituye las tareas administrativas repetitivas por una IA de precisión. PO Reader lee los documentos que llegan por email, los valida y los registra en tu ERP. Sin teclear y sin errores de transcripción.
- SAP, Microsoft Dynamics, Sage…
- Cualquier formato, sin plantillas: PDF, Excel, escaneados, email e incluso manuscritos
- Sin ataduras ni compromiso
Asunto: Pedido 4500123 — entrega semana 42
Empresas que confían en PO Reader · Un producto de Aquiles Solutions
El día a día de una operación que empieza de mil formas y acaba en un teclado
- 01
Cada PDF que entra se teclea a mano, línea por línea. Y siempre queda la duda de si lo de la línea 7 eran 12 unidades o 21.
- 02
El proceso vive en la cabeza de dos personas. Cuando faltan, se nota. Cuando hay pico, también.
- 03
Y los errores no se quedan dentro: acaban en un abono o en la llamada de un cliente preguntando por qué le has servido mal.
No solo pedidos
La misma IA que procesa tus pedidos lee cualquier documento comercial que entre por el correo.
Pedidos de venta
El caso por el que nació PO Reader. Del correo al ERP sin teclear: pedido leído, validado contra tus datos maestros y creado.
Albaranes
Lee los albaranes que llegan por correo, extrae referencias, cantidades y fechas y registra la información en tu ERP. Las diferencias, a la bandeja de excepciones.
Facturas
Lee las facturas, valida importes y condiciones contra tus datos y las registra en tu ERP sin volver a teclearlas.
Tres pasos. Una IA que entiende tus problemas
- 01Lee
La IA identifica qué tipo de documento entra por tu correo y de quién viene, y extrae cada dato con su contexto. Da igual el formato: PDF escaneado, Excel maquetado a mano o el cuerpo del email. Sin plantillas ni configuración por cliente, incluso documentos manuscritos.
- 02Valida
Cruza los datos contra tus datos maestros de clientes, productos y precios. Detecta inconsistencias, duplicados y desviaciones antes de que toquen el ERP.
- 03Decide
Lo que cuadra entra directo al ERP. Lo que no, espera revisión humana con todo el contexto a la vista, sin tener que volver al documento original para resolverlo.
Lo que deja de pasar cuando PO Reader está en medio
- Tardes enteras tecleando documentos en el ERP
- Depender de la persona que sabe cómo va esto
- Atascos cada vez que hay un pico de pedidos
- Referencias y precios mal transcritos
- Abonos por errores de entrada
- Reclamaciones de clientes por pedidos mal servidos
Lo que recuperas
Clientes
Pedidos bien servidos a la primera. Las conversaciones con el cliente vuelven a ser de negocio, no de incidencias.
Cierres del negocio
Menos abonos y menos facturas en disputa por errores de entrada, así que los cobros llegan sin retrasos.
Equipo
Se reorganiza en torno al criterio, no al teclado. Las excepciones las decide una persona; el resto entra solo.
Confianza en la operativa
Cada registro del ERP se puede seguir hasta el documento original. Se acabó la caja negra.
de tiempo de procesamiento de pedidos, albaranes y facturas.
Y con cada documento, métricas de tu operativa en un panel de control: qué entra, cuánto se procesa solo y dónde se concentran las excepciones.
Si recibes pedidos, facturas o albaranes por email y entran a un ERP, esto es para ti.
PDF, Excel, Word, escaneados, manuscritos o el cuerpo del mensaje. SAP, Microsoft Dynamics, Sage o cualquier otro ERP. El ahorro escala con el volumen: cuantos más documentos tecleas hoy a mano, más ahorras mañana.
¿Cuánto te cuesta introducir documentos a mano?
Mueve los valores con los datos de tu empresa. Los valores de partida son referencias de mercado, no tus datos: ajústalos.
Te calculamos el retorno con tu precio real en la propuesta.
Protección total de tus datos
PO Reader se ha diseñado con altos estándares de protección para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de nuestros clientes, con tecnologías y protocolos de seguridad alineados con normativas internacionales.
Confidencialidad de los datos de empresa
Control de accesos y autenticación
Seguridad en la infraestructura
Protección de la información
Resolvemos tus dudas
¿Qué hace PO Reader?
Lee los pedidos, albaranes y facturas que entran por email, extrae los datos con IA, los valida contra tus datos maestros y los crea en tu ERP. Tu equipo solo interviene cuando algo no cuadra.
¿Necesito cambiar mi ERP?
No. PO Reader se pone entre el correo y el ERP que ya tienes: SAP, Microsoft Dynamics, Sage o cualquier otro.
¿Qué formatos procesa?
Cualquier documento, sin plantillas: PDF, Excel, Word, txt, imágenes, escaneados, la información que llega escrita en el propio cuerpo del correo e incluso documentos manuscritos.
¿Sirve también para facturas y albaranes?
Sí. La misma IA lee pedidos, albaranes y facturas, valida los datos y manda a la bandeja de excepciones lo que no cuadra.
¿Qué pasa con los documentos que no cuadran?
Caen a una bandeja de excepciones y tu equipo decide con el contexto a la vista: puede revisar y corregir los datos antes de enviarlos. Nada entra al ERP sin validar.
¿Tienen que cambiar algo mis clientes?
No. Tus clientes siguen enviando los pedidos como siempre. El cambio ocurre de puertas adentro.
¿Cómo se registra el documento si mi cliente usa unas referencias y yo otras?
Durante la implantación se configura la correspondencia entre las referencias de cada cliente y las de tu sistema, de manera que el documento llega al ERP con tus códigos internos. Es solo una tabla de equivalencias de códigos: no hay que configurar plantillas por cliente ni por formato.
¿Cuánto tarda la implantación?
Depende de la integración con tu ERP. Tras la primera reunión o la demo te entregamos una propuesta con el calendario de implantación concreto para tu caso.
¿Lee documentos en diferentes idiomas?
Sí. En PO Reader conocemos este tipo de casuísticas y tenemos en cuenta todos los idiomas posibles.
Una vez instalada, ¿contaremos con asistencia técnica?
Sí. Nuestro equipo técnico ofrece soporte personalizado para resolver dudas e incidencias con respuestas ágiles, y formamos a tu equipo durante la puesta en marcha.
¿Hablamos?
Cuéntanos cómo recibís hoy los pedidos, albaranes y facturas y te diremos, sin compromiso, qué parte puede automatizar PO Reader. ¿Quieres verlo funcionando con tus documentos? Pídenos una demo en el mensaje.
PO Reader es un producto de Aquiles Solutions. Si tu reto va más allá de los documentos, también desarrollamos soluciones a medida de optimización, ciencia de datos e inteligencia artificial.
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